Office 365 Forward The Message For Approval

    İşyerimizde çalışanlarımızı neredeyse her şekilde denetliyor olabiliriz. Bu tabii ki kötü maksatlı düşünülmemesi gerekmektedir. Örneğin; Finans birimimiz çeşitli raporlar hazırlıyor ve bu raporları farklı müşterilere veya bankalara gönderiyorlar veya işverene bu hesapların bir şekilde kontrol edilmesi hatta bu hesapların kesinlikle farklı kişilerin ellerine bir şekilde geçmemesi gerekmektedir. Bu durumda finans çalışanlarının atmış olduğu mailleri birim amirlerinin görmesi ve uygunsa bu hesapları üçüncü taraf kişilere ulaştırılmasını isteyebilirsiniz. Bu durumda ihtiyacınız olan muhakkak ki bir Office 365 hesabıdır. 🙂

Exchange Online Plan 1 veya Exchange Online Plan 2 planlarından birini kullanıyorsanız. Çalışanlarınızın kurum içi veya kurum dışına atmış oldukları e-mailleri her şekilde denetleyebilir ve bu mailleri birim yöneticileri veya işverenlerin onayına sunduktan sonra rahatlıkla paylaşabilirsiniz. Yapmanız gereken Exchange Online üzerinde ufak bir kural oluşturmak olacaktır. İsterseniz şimdi bu kuralı nasıl oluşturabileceğimizi birlikte uygulamalı olarak görelim.

Office 365 Forward The Message For Approval-01

portal.office.com adresinden yönetici hesabımızla login olalım. Açılan Office 365 Admin Center sayfasından Admin altında bulunan Exchange linkine tıklayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-02

Karşımıza Exchange admin center sayfası açılacaktır. Şimdi Sırasıyla aşağıda ki adımları uygulayalım.

1. Mail flow tıklayalım.
2. Rules sekmesine geçelim.
3. + Butonuna tıklayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-03

Açılan menüden Create a new rule tıklayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-04

Oluşturmuş olduğumuz yeni role bir isim verelim. Ben onay olarak adlandırdım. Şimdi Apply this rule if… (Şu koşulda bu kuralı uygula) seçeneklerinden olan The Sender is… (Gönderen) seçeneğini seçelim.

Office 365 Forward The Message For Approval-05

Karşımıza yukarıda ki select members penceresi açılacaktır. Bu pencerede ileti gönderen ve birim amiri veya işveren tarafından onaylanması gereken kişi veya grubu eklememiz gerekecektir. Ben her hangi bir kullanıcı seçerek add butonuna basıyorum. Son olarak da Ok butonuna tıklıyorum.

Office 365 Forward The Message For Approval-06

Şimdi ise Do the following… (Şunu yap) menüsü altında bulunan forward the message for approval to… (İletyi onay için şu kişiye ilet) seçeneğini seçiyoruz.

Office 365 Forward The Message For Approval-07

Karşımıza yine select members ekranı açılacaktır. Şimdi ise ileti gönderen kişilerin alıcılara ulaşması için bir birim amiri veya iş veren tarafından onaylanması gereken kişiyi seçmemiz gerekmektedir. İlgili kişiyi seçerek add butonuna tıklayalım. Ardından Ok butonuna tıklayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-08

Yukarıda görüldüğü gibi kuralımızı artık oluşturmuş bulunmaktayız. Asil kullanıcımız herhangi bir yere mail gönderdiğinde Mehmet kullanıcımızın posta kutusuna ilgili mail düşecektir. Ama bundan önce Save butonuna basarak kuralımızı kaydedelim.

Office 365 Forward The Message For Approval-09

Görüldüğü gibi onay isimli kuralımız oluşmuş durumdadır. Priority (öncelik) değeri 2 olarak görünmektedir. Ok işaretleriyle bu değeri düşürebilir veya yükseltebiliriz.

Office 365 Forward The Message For Approval-10

Şimdi mail göndermesi gereken kullanıcımızın posta kutusuna gidelim. Ardından bir test maili oluşturarak bu mailin gönderilmesini sağlayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-11

Şimdi Mehmet kullanıcımızın yani yönetici durumunda olan kullanıcımızın posta kutusuna döndüğümüzde Asil isimli kullanıcının göndermiş olduğu maili görüyoruz. Mehmet kullanıcısı isterse bu maili Onaylar veya reddeder eğer bu maili onaylarsa mail gitmesi gereken iç veya dış kuruma gidecektir. Bu maili onaylayalım.

Office 365 Forward The Message For Approval-12

Görüldüğü gibi Mehmet kullanıcısı Asil kullanıcısının göndermiş olduğu maili onayladığında dış kullanıcımızın posta kutusun mail görüldüğü gibi düşmüş olacaktır.

Office 365 Forward The Message For Approval-13

Şimdi aynı senaryoyu başa alarak Asil kullanıcısının tekrar mail göndermesini sağlayalım. Mehmet kullanıcımızın posta kutusuna dönerek Asil kullanıcısının göndermiş olduğu maili reddedelim.

Office 365 Forward The Message For Approval-14

Asil kullanıcımızın posta kutusuna döndüğümüzde İletiniz toplantı yöneticisi tarafından reddedildi. Şeklinde bir iletiyle karşılaşacağız. Görüldüğü gibi Office 365 yani Exchange Online sayesinde şirket verilerimizin güvenliğini bir kez daha sağlamış bulunmaktayız.

Başka yazılarda görüşmek üzere…